Article mis à jour en juin 2019.
Obtenir un rendez-vous commercial n’a rien d’anodin : tout vendeur digne de ce nom le sait, c’est l’étape qui conditionne la suite. L’e-mail joue ici sa carte maîtresse, accessible et redoutablement efficace pour se frayer un chemin jusqu’au calendrier de votre interlocuteur.
La simplicité d’un e-mail séduit, mais la facilité peut vite tourner à la négligence. Pour qu’un message déclenche une rencontre, il doit respecter des codes précis. Sans cela, il finira englouti dans la masse.
Vous trouverez ci-dessous 10 exemples d’e-mails qui ont fait leurs preuves pour décrocher un rendez-vous professionnel.
Les meilleures pratiques à connaître
Trois secondes. C’est le temps qu’accorde en moyenne un destinataire à l’e-mail qui s’affiche sur son écran. Pas une de plus.
Difficile dans ces conditions de laisser place à l’approximation. Un e-mail percutant, c’est un message qui capte l’attention dès l’objet, et qui sait aller droit au but.
Avant de rédiger, gardez en tête ces règles fondamentales :
- L’objet : cinq à sept mots suffisent. Soyez direct, éliminez articles et verbes conjugués. Le lecteur doit saisir l’idée principale d’un coup d’œil.
- Le corps du message : concentrez-vous sur 15 lignes maximum, idéalement en cinq phrases bien espacées. La première phrase doit immédiatement donner envie de lire la suite.
- Un e-mail = une idée. Si plusieurs demandes sont à formuler, mieux vaut envoyer plusieurs messages distincts pour éviter la confusion.
- La politesse n’est pas un détail. Saluez toujours votre interlocuteur en début et fin de mail, même pour un message bref.
- Signature obligatoire : facilitez la vie du destinataire, pensez à la signature automatique si besoin.
Quelques points à ne jamais négliger :
- Orthographe et syntaxe irréprochables : rien de tel pour inspirer confiance et professionnalisme.
- Respectez la ponctuation : points d’interrogation, d’exclamation ou de suspension, selon les usages classiques. Des émoticônes peuvent dépanner, à condition de rester sobres.
- Réservez le soulignement aux liens hypertextes, inutile d’en rajouter ailleurs.
- Exit les abréviations du type « SLT » ou « CDLT » : elles donnent une impression de désinvolture ou de familiarité déplacée.
- Avant d’appuyer sur “envoyer”, vérifiez le destinataire et relisez soigneusement votre texte.
5 exemples d’e-mails pour prendre rendez-vous
Besoin d’inspiration concrète ? Voici des modèles qui ont déjà convaincu de nombreux prospects.
Exemple 1 : e-mail à froid
Bonjour (nom du prospect),
J’ai remarqué le soin apporté au design de votre site web. Les produits y sont mis en valeur et le contenu attire l’œil.
Un point retient toutefois mon attention : le référencement pourrait être renforcé. C’est une démarche rapide à mettre en place.
Nos solutions en SEO pourraient booster la visibilité de votre boutique et attirer davantage de visiteurs.
Intéressé pour en discuter autour d’un rendez-vous ?
Cordialement,
(Votre nom)
Exemple 2 : via LinkedIn
Bonjour (nom du prospect),
En parcourant votre profil LinkedIn, j’ai vu que vous évoluez également dans le secteur (industrie concernée).
Votre site est agréable à parcourir, mais il semble peu adapté aux mobiles.
Pouvons-nous envisager de nous rencontrer pour envisager ensemble des pistes d’optimisation ?
Bien à vous,
(Votre nom)
Exemple 3 : promotion de votre site
Bonjour (nom du prospect),
J’ai lu votre récent article de blog sur (sujet), tout aussi intéressant que votre eBook.
J’ai toutefois remarqué qu’il faut plusieurs clics pour accéder au téléchargement de l’ebook.
Un projet d’optimisation du parcours utilisateur pourrait inciter davantage de visiteurs à obtenir votre livre blanc.
Pour en savoir plus, voici un article détaillant cette approche (lien).
Souhaitez-vous que nous échangions à ce sujet ?
Cordialement,
(Votre nom)
Exemple 4 : suivi d’un événement
Bonjour (nom du prospect),
Je vous adresse toutes mes félicitations pour la réussite de votre entreprise lors du concours (événement). À ce stade, la réalisation concrète de votre projet doit occuper vos pensées.
Les créateurs ayant déjà su convaincre des clients sont souvent ceux qui lèvent des fonds avec succès.
Seriez-vous disponible pour un rendez-vous afin d’explorer ensemble les prochaines étapes ?
Bien à vous,
(Votre nom)
Exemple 5 : pour le recrutement
Bonjour (nom du prospect),
Je vois sur LinkedIn que vous recherchez actuellement des spécialistes de la vente sur les réseaux sociaux.
En tant qu’expert du secteur, il m’arrive de rencontrer des profils susceptibles de correspondre à vos besoins.
Si vous le souhaitez, je peux vous mettre en relation avec certains d’entre eux.
Intéressé pour en discuter lors d’un prochain échange ?
Bien à vous,
(Votre nom)
Exemple 6 : relance d’un prospect
Bonjour (nom du prospect),
Je reviens vers vous concernant le devis transmis le (date) pour votre projet de rénovation.
Je n’ai pas eu de retour de votre part, peut-être reste-t-il des questions en suspens ?
Si besoin, nous pouvons organiser une rencontre pour clarifier les points abordés.
Avez-vous des disponibilités semaine 25 ?
Cordialement,
(Votre nom)
Exemple 7 : suite à une action web
Bonjour (nom du prospect),
J’ai constaté avec plaisir que vous avez téléchargé notre livre blanc.
Nous pouvons échanger sur les thématiques qui vous intéressent le plus.
Seriez-vous disponible prochainement pour un premier échange téléphonique de 30 minutes ?
Bien à vous,
(Votre nom)
Exemple 8 : répondre à un besoin exprimé
Bonjour (nom du prospect),
Je fais suite à la demande transmise via notre site web.
Si vous le souhaitez, je suis disponible pour un entretien téléphonique afin d’analyser ensemble les difficultés rencontrées. Quelles sont vos disponibilités ?
Bien à vous,
(Votre nom)
Exemple 9 : rappel d’événement
Bonjour (nom du prospect),
Petit rappel concernant notre webconférence prévue demain, mardi 18 juin à 14h. Vous pouvez toujours vous inscrire ici ! (insérer un lien)
Nous espérons vous compter parmi les participants.
À demain !
(Votre nom)
Exemple 10 : rendez-vous de suivi
Bonjour (nom du prospect),
Il y a un moment que nous n’avons pas échangé.
Je propose que nous fassions le point ensemble sur l’avancée du dossier xxx.
Cela permettra à chacun de clarifier ses interrogations et de partager les dernières actualités.
Avez-vous des créneaux disponibles en semaine 45 ?
Bien à vous,
(Votre nom)
Que pouvez-vous ajouter ?
En parcourant ces modèles, une constante saute aux yeux : l’attention portée au profil du prospect. Ce travail de personnalisation fait toute la différence en matière de prise de contact.
Si vous partagez un intérêt ou une expérience avec votre interlocuteur, mentionnez-le sans hésiter. Ce détail crée un lien et montre que votre démarche n’a rien d’automatique.
Un autre point à ne pas négliger : chaque e-mail doit s’appuyer sur un élément concret. N’oubliez jamais que le but premier n’est pas de conclure une vente sur-le-champ, mais d’obtenir ce fameux rendez-vous.
Si vous abordez des points sensibles, commencez toujours par un compliment sincère. C’est la meilleure manière d’installer un climat propice à la discussion.
Ces exemples sont à adapter à votre contexte, à vos objectifs, à la personnalité de votre audience. Ils constituent une bonne base pour repenser votre approche et maximiser vos chances d’obtenir un entretien.
Testez, ajustez, expérimentez. C’est en osant différentes approches que vous découvrirez le message qui saura ouvrir les portes les plus fermées.
